Je potřeba si přiznat, že digitalizace nepřinesla úředním archivům takovou úlevu, jak se předpokládalo. Ukázalo se, že i nadále je tištěná forma tím nejlepším způsobem, jak daný dokument uchovat a ochránit před tím, aby byl později nějak pozměněn.

Naštěstí stále platí, že je nutné uchovávat je pouze po určitou dobu. Po ní je možné je zlikvidovat. To se však musí provádět takovým způsobem, který je v souladu se zákonem o ochraně osobních údajů. Jednoduše řečeno, nesmí být možné přečíst například rodné číslo.

K tomuto účelu se nejčastěji používá skartace, kdy jsou papíry rozsekány na tenké proužky. Ovšem je nutné si uvědomit, že vyřazování starých písemností obvykle probíhá jednou za rok. To znamená, že zde máme najednou velké množství papíru, které je potřeba zpracovat.

Mnohé úřady i firmy, včetně těch pražských, proto pro skartace dokumentů – Praha využívají externí firmy. Příkladem pak může být třeba ekoskart.eu. Ta přijede a odveze ony dokumenty do své pobočky, kde s nimi odpovídajícím způsobem naloží.

Samozřejmě je ve smlouvě ošetřeno, jakým způsobem s nimi má být naloženo, i jak je zajištěna ochrana osobních údajů. Těmito předpisy se firma musí řídit, jinak by jí hrozila nejen vysoká pokuta, ale také zastavení činnosti. A to by bylo ještě to nejmenší.

Můžeme se ptát, proč tuto práci zkrátka nezastanou zaměstnanci úřadů. To je trefná námitka, problémem je ovšem množství dokumentů, které je potřeba skartovat. Tato práce by na delší dobu odvedla úředníky od jejich ostatních povinností, což rozhodně není něco, co bychom chtěli. A najmout například brigádníky či dočasné pracovníky se zde nevyplatí.

Je tedy jasné, že se v současné době jedná o nejlepší řešení, ačkoliv samozřejmě nikoliv ideální. Avšak kdo ví, možná jednou postupující digitalizace splní svůj účel a papírové kopie se stanou zbytečnými. Asi není třeba říkat, že nám v tom případě lesy poděkují.